①文書情報マネジメントとは？

デジタル化に対応した文書情報マネジメントの基礎と応用

文書情報マネジメントとは？

概要

文書情報の定義
「組織の構成員が職務上作成し、または取得した文書、図書及び電磁的記録（電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することのできない方式）で作られる記録」のこと

文書情報マネジメントの定義
「組織の業務を円滑にするため、文書情報の作成・利用、保管・保存及び廃棄までの文書のライフサイクル全体を通じて、確実かつ効率的に管理するための手段として、ハード・ソフト・コンテンツを機能的に組み合わせ、目的に応じて文書情報を有効に活用する」こと

文書情報をとりまく環境
パソコンの出現
現在オフィスで主流になっているWindowsパソコンの前身は、1984年にアメリカで登場したIBM社のPC-ATと呼ばれたパソコンであった。そのパソコンが現在の世界標準（デファクトスタンダード）の原形となっている。理由は仕様自身の拡張性と、その仕様を広く一般に公開したことと言われている。
仕様の拡張性の最も重要なポイントは、パソコン本体と周辺機器をつなげる部分の仕組み（これをバスという）を定めることによって、パソコン本体と各々の機能を持つ周辺機器が、自由に機能を強化させたり発展できるようにしたことである。

日本におけるパソコンの普及
日本においては、IBM PC-ATが発売される少し前、NECからPC9801というパソコンが発売され、長い間そのPC98仕様が日本のオフィスパソコンの主流となった。IBMのように仕様を公開する方法を採らなかったので、各社から互換性のないパソコンが登場することとなった。
1990年、状況は大きく変わることとなる。
DOS／Vパソコンの登場である。
DOS／Vパソコンの登場により、日本語処理など日本独自の問題から各社が個別に行ってきた対応が、共通仕様で処理できることになったのである。
そしてその流れを決定的にしたのがWindowsである。
1995年に発売されたWindows95は、日本語の処理、使いやすさ、ネットワーク機能の標準装備など、現在のパソコンに求められている基本的機能の多くを完成させることによって、またたく間に日本のオフィスパソコンの中心的な存在となった。

■パソコンの歴史■

	日　　　　本	海　　　　外
1973 ～ 1980		1973：世界初のパソコン用CP/M開発
		1973：XEROX社で世界初のGUIを備えたOS、ALTO登場
	1976：NECがマイコンキットTK-80を発表	1975：マイクロソフト社MicrosoftBASICを発表
	1978：国内初の一体型パソコン「MZ-80K」発売	1976：Apple　Computer社設立　AppleIを発表
	1979：NECがPC-8001を発表
1981	富士通から磁気記録装置を搭載したパソコン「FM-8」登場
		XEROX社で世界初のGUIを備えた商用ワークステーションStar発売
1982	NECが初代PC9801発売	：Apple社　世界初のGUIパソコンLISA発売
1983		IBM社よりPC-XT発売
1984		IBM社よりPC-AT発売 Apple社よりMacintosh発売
1985	世界初の東芝ラップトップパソコン「T1100｣発売
1986	PC/AT互換ラップトップパソコン「J3100」発売
1987		Windows2.0発表
1990	日本IBMより「DOS/V」を発売	アメリカでWindows3.0発売
1992		Windows3.1Xが発売されネットワークが標準になる
1994		WindowsNT3.5発売
1995	Windows95発売
1996	WindowsNT4.0発売
1998	Windows98発売
2000	WindowsMe発売

事務作業の効率化とパソコンの利用

一般オフィスで中心の業務
① 文章を書く
② 縦横の数字を計算する
③ 情報を保存して必要に応じて取り出す
④ 情報を伝達してコミュニケーションをとる

基本的な事務作業とその利用ソフト
① 文章を書く　＝　ワープロソフト
② 縦横の数字を計算する　＝　表計算ソフト
③ 情報を保存して必要に応じて取り出す　＝　データベースソフト
④ 情報を伝達してコミュニケーションをとる　＝　通信ソフト

特に各々の分野の中心的なソフトウェアを一般にキラーソフトあるいはキラーアプリケーションという。日本語ワープロソフトの「一太郎」や「Word」、表計算ソフトの「Excel」などがこれにあたる。また、一般に業務パッケージソフトといわれる特定業務に特化したソフトウェア（財務会計ソフト・販売管理ソフトなど）の進歩も、パソコン普及の大きな力となった。

技術環境の変化
コンピュータ処理速度の高速化・メモリーの大容量化・高速の入出力インターフェイス、INS・光ファイバー網・高速通信インフラの整備に伴う通信速度の大幅な高速化・低価格化、磁気ディスク・光ディスク・メモリーカード等の目的に応じた各種記憶メディアの登場とその大容量化、スキャナの高精彩化・高機能化・カラー化等、ハード面の進歩は著しい。（ハード面の進化）

文書情報を特定する文字認識や、検索情報を事前に体系的に登録せずに自由な検索情報で検索できる全文検索、コード情報に加えてイメージ情報やカラーにも対応した編集・加工ソフトから業務の作業手順にそって仕事を進めるワークフローソフトの導入など大きく進化してきている。（ソフト面の進化）

① ファイルシステムは従来のスタンドアローン専用機からパソコンやスキャナ、プリンタ、ネットワーク、ソフトウェアから構成される、電子文書情報管理システム（EDMS）へと変わりつつある。
② マイクロフィルムシステムは、証拠性の高い記録メディアを使用したシステムとして、また安定性のあるシステムとして継続して使われている。
また、マイクロフィルムとデジタルメディアの両者のメリットを合わせたハイブリッドシステムも利用されており、マイクロフィルムとデジタルメディアとの相互交換業務も活発化してきている。
③ 電子帳簿保存法により、帳簿書類のデジタル保存が認められたほかに、オンライン出力データの電子帳表化等、ホストコンピュータからメディアに直接入力保存するシステムが急速に普及してきている。COMは長期保存性、証拠性、コスト等のメリットが生かせる分野で活用されている。